Эта статья посвящена одному из самых эффективных способов организации рабочего процесса, которые я только пробовал. Способ работает на 100%, если у Вас не очень перегруженный график, и на 200%, если Вы живете в постоянном цейтноте и не знаете, за что хвататься.

Сразу оговорюсь, способ не моего изобретения. Впервые я узнал о нем в одной из книг Дена Кеннеди, после чего стал практиковать и практикую по сей день. Поскольку последние несколько лет мой рабочий график очень насыщен, этот способ позволяет мне успевать все (ну ладно, почти все, ведь нет предела совершенству:)).

Вероятно, Вы сталкивались с ситуациями, когда невыполненные вчера дела, о которых Вы забыли, не дают сделать ничего, чтобы разгрузить график на завтра. С этим сталкивается большинство руководителей и предпринимателей. Некоторые считают это одной из особенностей предпринимательской или управленческой деятельностью.

Боюсь показаться грубым, но, как говорится, из песни слова не выкинешь. Поэтому я отвечу на это вот что:

Лажа. Хрень. Ерунда.

Последнее слово, похоже, получилось наиболее удобоваримым.

Вы можете организовать свой рабочий процесс таким образом, чтобы терять из виду минимум, а успевать по максимуму. Реализация этого способа может явиться причиной некоторых неудобств, таких как: шутки подчиненных и коллег; необходимость некоторого перестраивания поведения и интеграции в него новых шаблонов; необходимость передвижения мебели в Вашем кабинете.

Если Вы готовы бороться с этими неудобствами, у Вас все получится.

Почему мы упускаем то, что обязательно нужно сделать?

Во-первых, потому, что не записываем или записываем, но забываем посмотреть. А забываем потому, что голова занята другим. Как освободить часть внимания, и помнить больше, а забывать меньше, я говорил на тренинге.

Во-вторых, потому что не отслеживаем постоянно состояние тех или иных процессов.

В-третьих, и это несколько перекликается с п.1, мы пытаемся делать все сами, и не используем имеющиеся человеческие ресурсы. 

В-четвертых, бывают просто «тупые» дни, а с этим сделать что-то крайне трудно.

Теперь переходим к практике, то есть к тому, как со всем этим бороться.

Про высвобождение внимания я говорил на тренинге, поэтому будем считать, что все знают, что и как делать. Двинем дальше.

Вам понадобится:

1. Доска или большой участок стены. Далее будем называть ее рабочим полем.

2. Маркер (в случае с доской) или любое приспособление, которое поможет Вам разграничить рабочее поле на 4 столбца.

3. Умение писать (крайне необходимо, если Вы им не владеете, настоятельно рекомендую овладеть).

4. Много липких бумажек-стикеров. Если Вы все-таки используете доску и маркер, бумажки не нужны в случае, когда доска достаточно большая.

Ваши подготовительные действия:

1. Разбиваем рабочее пространство на четыре столбца.

2. Называем столбцы: а) Что надо сделать; б) Что делается в) Что поручается другим г) Что сделано.

3. Далее, думаю, все ясно, но я все равно продолжу, потому что не могу молчать :). Пишем на бумажках (или прямо на доске в столбцах маркером) дела, которые должны перемещаться из колонки а) в колонку г) (что, в принципе, символично).

В чем прелесть этого простого, как яйцо, метода для управленца или предпринимателя?

Вы в любой момент владеете ситуацией и можете заметить, что нужно подтянуть, а где у Вас есть запас времени. И, обратите на это внимание, Вам не нужен компьютер для этого. Вы ходите по кабинету и размахиваете руками (я так делаю), при этом обдумываете ситуацию и генерируете новые решения и ходы.

Расширение метода для особо продвинутых. Возьмите стикеры или маркеры разных цветов для разных групп задач. То, что можно объединить по любому удобному для Вас признаку, объединяется и этой группе отводится свой цвет. Признаки могут быть самыми разными, от важности и срочности до исполнителей.

Какие еще преимущества такого метода организации?

Во-первых, Вы можете тыкать подчиненных носом в колонку а) и спрашивать, почему это дело до сих пор там.

Во-вторых, Вы можете проанализировать дела в колонке б) и задуматься о том, почему они не в колонке в), хотя, должны находиться в этой колонке в основной своей массе.

В-третьих, когда Вы видите, как много дел находится в колонке г), Вы понимаете, что достойны всяческих похвал. В этом случае обязательно нужно хвалить себя. Если верить Норбекову (а я, почему-то, верю), это очень хорошо сказывается на нервной системе и здоровье вообще.

В-четвертых… Вы мне сами расскажете, что в-четвертых, в-пятых и так далее, после того, как сдвинете стеллажи в своем кабинете и месяц-другой попрактикуете то, о чем я здесь написал.

И напоследок.

Одна из ключевых идей тайм-менеджмента для предпринимателя заключается в парадоксальной, на первый взгляд, фразе:

Как Сделать Больше, Делая Меньше

Большинство предпринимателей свято верит в собственную уникальную работоспособность (и доказывают это, работая по 16-18 часов в сутки на протяжении месяцев), уникальную способность исправить любую кризисную ситуацию (и остаются единственными, кто не теряет хладнокровия, когда их корабль черпает воду пробоинами), умение сделать и придумать все лучше, чем другие. А также еще в десяток-другой своих уникальных качеств, причем, часто эта вера вполне оправданна.

В этом их сила и их слабость одновременно. Слабость потому, что все это приводит к гиперконтролю, нечеловеческой загруженности, желанию показать всем, как надо работать и т.д. И все это начинает навязывать предпринимателю образ мыслей и действий, далекий от эффективного.

Многие забывают о том, что есть действия, приносящие прибыль, а есть не приносящие. И каждый предприниматель должен прежде всего концентрировать внимание на том, что приносит больше прибыли.

Иногда имеет смысл делегировать подчиненным или отдать на аутсорсинг то, что Вы можете сделать лучше, чем кто-либо в мире. А самому заняться чем-то, что приносит большую прибыль Вашей компании. И пусть результат их деятельности будет на 4 с минусом, хотя Вы лично сделали бы это на 5 с плюсом. Все равно, в конечном итоге такое распределение усилий принесет Вам больше пользы.

Лин Ютанг сказал как-то:

«Кроме великого искусства делать что-то, существует великое искусство не делать что-то другое. Мудрость жизни заключается в откладывании второстепенного.» 

И я не уверен, что найдется кто-то, кто сможет это опровергнуть.

Успехов.

Поделитесь с друзьями

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *