Управление финансами небольшой строительной фирмы

Что делать с деньгами, которые ваша фирма зарабатывает

В статье я хотел бы немного поговорить о том, как грамотно распределять деньги, которые поступают в фирму в процессе ее работы.

Для начала, несколько оговорок:

1. Те цифры, которые я озвучиваю в статье, могут отличаться от того, как это происходит у вас. Я просто беру средние значения, наиболее распространенные.

2.  Все, что я описываю здесь, я проверил на своем бизнесе, но это вряд ли может являться основанием для принятия этой информации в качестве закона или универсального правила, подходящего кому угодно. Просто у меня лично это работает.

3. Все эти советы, приемы и хитрости подойдут вам, если ваш среднемесячный оборот не превышает 5 млн. рублей. Если превышает, цифры будут другими.

4. О налогах в этой статье нет ни слова, это сделано для облегчения понимания основных принципов.

С оговорками закончили, перейдем к сути.

Итак, у вас есть небольшая фирма, которая занимается загородным строительством, внутренней и внешней отделкой.

Это наиболее распространенное сочетание на рынке ремонтно-строительных услуг.

Как в любом бизнесе, вам приходят деньги, какая-то часть из них уходит, какая-то остается.

Давайте рассмотрим наиболее характерное распределение этих денег, то есть что куда уходит, если говорить совсем просто.

Структура расходов небольшой строительной фирмы

Предположим, вы получили от заказчика 200 тыс. руб. Это оборот одного объекта.

Для простоты рассмотрим эту сумму так, как будто бы это все деньги за объект, и вы получили их целиком и сразу.

Что происходит с этими деньгами в большинстве случаев?

Закупка материалов

Самая распространенная схема ценообразования, которую хорошо понимают клиенты, такова:

• 50% — оплата материалов;

• 50% — оплата работ.

Это самое частое распределение, поэтому примем его за основу. Если вы хотите изменить соотношение, вам надо работать над маркетингом.

Вы показываете вашему клиенту, что половину денег он тратит на материалы, а половину — на работы.

И, чтобы не заморачиваться с подделкой чеков и прочими грязными телодвижениями, так эти деньги и распределяете.

То есть, вы закупаете материал на 100 тыс. рублей (и больше этих денег у вас нет).

Оплата работ (расчет с рабочими)

Если люди у вас работают на сделке, а не на окладе, чаще всего получается так, что половина оставшихся денег уходит рабочим.

Здесь возможны разные варианты:

• вы можете, зная все объемы предстоящих работ после замера, просто договориться с людьми на определенную сумму за весь комплекс работ;

• вы можете расписать все виды работ с объемами и среднерыночными расценками и обсуждать с рабочими каждую позицию отдельно;

• вы можете дать рабочим самим проставить расценки в смету с проставленными объемами (или без них).

Как бы то ни было, чаще всего получается, что половину денег вы отдаете рабочим.

Если то, что остается у вас, значительно меньше этой средней нормы, вам надо думать над тем, как увеличить вашу долю, иначе вы явно недобираете деньги, которые могли бы получать.

Таким образом, вы отдаете еще 50 тыс. рублей, и этих денег у вас тоже нет.

Кстати, вот статья в тему: Как платить рабочим в строительстве и отделке помещений

Расходы фирмы

Как это ни печально, вам придется оплачивать офис, бухгалтера, затраты на инструмент, рекламу, бензин и т.д.

Я искренне надеюсь, что в вашей компании ведется не один объект в единицу времени, по крайней мере, даже если один, то он приносит в оборот больше, чем 200 тыс. рублей.

В любом случае, будем считать, что на оплату всех расходов уходит 10% полученных денег.

То есть, 5 тыс. рублей. Которых теперь у вас тоже нет.

Оплата труда прораба

В совсем уж микробизнесах прораба нет. По крайней мере, на первом этапе.

Его роль исполняет сам директор.

В этом случае все, что осталось, принадлежит ему и его мудрому разумению.

Если, все же, прораб у вас имеется, ему тоже придется заплатить за нелегкий труд по организации и обеспечению работ на объекте.

Опять же, существует несколько схем оплаты работы этого нужного человека:

• оклад: работает с людьми старой школы, способными на трудовой героизм, надежными и ответственными, потому что по-другому они просто не могут;

• процент: работает с людьми среднего возраста, уже чего-то в жизни повидавшими, при этом инициативными и адекватными, чем лучше они мотивированы зарабатывать больше, тем лучше эта схема работает (кстати, таких людей лучше искать среди достаточно образованных мужчин после 27, лучше, если у них есть семья с маленьким ребенком);

• оклад + процент: маленький оклад, который прораб получает ежемесячно, дает вам повод для того, чтобы его вздрючить, если он недостаточно старается, потому что получается, что он вам уже должен (эта схема работает практически со всеми, но ее применение должно быть оправданным).

Немного о проценте прораба.

Как всегда, универсального правила не существует. Кстати, у меня есть большая статья на эту тему: Как платить прорабу

Но, если вы решили, что платите только процент, полезно бывает распределять деньги следующим образом:

• 30% получаете вы, как директор;

• 30% получает ваш партнер, если он есть (а если нет, начинайте искать человека, на которого вы сложите половину ваших забот, он может быть просто наемным работником на проценте);

• 30% получает прораб;

• 10% уходит на развитие фирмы и текущее обеспечение ее работы (на самом деле, поскольку все это мы оплатили еще в п.3, вы можете делать с этими деньгами все, что угодно, хоть сжигать их в печи, но дальше я расскажу о более разумном их применении).

Практика показывает, что если вы даете вашему прорабу несомненные доказательства того, что на каждом объекте он зарабатывает столько же, сколько и вы, этот человек будет чувствовать себя лучше. По крайней мере, психологически.

Специально для тех, кто сомневается, что достойным работникам надо платить столько же, сколько себе, проиллюстрирую свои слова примером.

Несложная арифметика.

Вы и прораб.

Вы взяли объект, решили все с деньгами от заказчика, и больше в процессе не участвуете, разве что проверить качество и подготовить очередной отчет.

Все остальное должен делать прораб. Тогда он получает столько же, сколько вы — 30% от прибыли.

Но есть одно но.

Если у вас два прораба и два объекта одновременно, вы, тратя в полтора раза больше времени (проверено), получаете в два раза больше денег.

Подумал пару-тройку дней и понял, что надо быть до конца откровенным.

Есть еще одно НО.

Если вы строите бизнес по распределенной схеме, в которой курируете маркетинг или у вас оооооооочень толковый менеджер проектов (или тот самый наемный работник, о котором я говорил ранее), то на двух объектах ваши затраты труда буду примерно такими же, как и на одном. А денег — в два раза больше.

Такая схема стимулирует вас к развитию и расширению.

Это было лирическое отступление, вернемся к деньгам.

13,5 тыс. рублей — это то, что вы отдали прорабу. Этих денег теперь нет.

Остается 31,5 тыс. рублей, которые вы делите с партнером или наемным работником, на которого складываете все рутинные действия.

Кстати, с наемным работником вы можете делиться не поровну, что вряд ли получится с партнером.

С другой стороны, и работать он будет не так усиленно.

Поскольку я сторонник распределенной схемы построения бизнеса, будем считать, что вы работаете с партнером.

31,5 делим на двоих поровну, получаем 15,75 тыс. рублей каждому.

Или, если обратиться к процентам, прибыль вашей фирмы составила 15,75%. А ваша личная — 7,875%.

В большинстве фирм так и происходит.

Всем заплатили, оплатили расходы, остаток поделили, как законную прибыль.

И тут кроется ошибка.

Если вы планируете строить взрослый бизнес и развиваться дальше, вам никак не обойтись без фондов.

То есть, вам придется отрывать от себя кровью и потом заработанные крохи, и вкладывать их в свое будущее.

Какие фонды должны быть в небольшой строительной или отделочной фирме

Если у вас небольшая компания, я рекомендую основать и незамедлительно начать пополнять три фонда:

Фонд оперативных расходов (ФОР)

Это сумма, которая находится у вас или вашего партнера на руках постоянно.

Она может быть разной, но ее задача — это чтобы вы не тратили время на экстренную встречу с заказчиком с целью передачи денег для закупки чего-то, чего не хватило.

Фонд оперативных расходов должен постоянно пополняться. Сегодня взяли из него — завтра положили обратно.

Это деньги, которые экономят ваше время.

Иногда бывает очень обидно, когда с заказчиком встретиться немедленно не получается, а объект простаивает из-за того, что у вас в кармане пусто и вы не можете докупить какую-то мелочь.

Я рекомендую держать в фонде оперативных расходов 3-5% от месячного оборота вашей фирмы (т.е. всех денег, которые проходят через ваши руки, включая деньги на оплату материалов).

Если вы не строите высотные дома и промышленные объекты, как правило, достаточно иметь 30 тыс. рублей в этом фонде.

Если 30 тыс. рублей — это больше, чем 3, и даже больше, чем 5% от вашего месячного оборота, лучше, все таки, добейте ФОР до 30 тыс., даже ценой меньшей прибыли на первых порах. Но если это так, то ваш бизнес в опасности, и вам надо срочно с ним что-то делать.

Стабилизационный фонд (СФ)

Это то, что будет защищать вас в гарантийных случаях или просто при наступлении какого-то форс-мажора.

Это — ваш подкожный жирок, который тоже надо копить, если вы разумный человек, глядящий в будущее.

Если кто-то из ваших клиентов внезапно (а иначе и не бывает) обращается к вам, чтобы вы по гарантии что-то переделали или починили, это может сильно ударить вас по карману.

И не всегда нужная сумма у вас есть.

Для того, чтобы не метаться с вытаращенными глазами в поисках денег, вы просто держите их, например, в банке, на всякий случай.

Размер стабфонда — личное дело участников, но я рекомендую делать его, как минимум, в два раза больше фонда оперативных расходов, т.е. 7-10% от месячного оборота.

Эти деньги — неприкосновенны. Их использование должно быть строго обоснованным.

Если вы залезли в стабфонд, помните, что его потом придется пополнять до первоначального объема.

Стабфонд, кстати, будет вам помогать, если отношения с заказчиком к концу объекта портятся. Почему так происходит, я описал вот тут: Простой принцип успешного проекта

Фонд развития (ФР)

Этот фонд нужен для того, чтобы дать вам возможность воплощать идеи.

Например, быстро открыть новое направление, взять нового человека на работу и заплатить ему, хотя прибыли от него еще нет, вступить в какую-то ассоциацию или сообщество и т.д.

Т.е. деньги, которые делают вас свободными в изменении вашего бизнеса, если это изменение необходимо.

Практика показывает, что пополнение этого фонда происходит обычно в последнюю очередь.

Размер фонда развития — очень тонкий вопрос.

Я долго ломал голову над ним, в итоге решил отчислять в фонд развития 2% от прибыли.

При этом, вы не используете деньги из этого фонда ни на что другое. Развитие — значит развитие.

Чем меньше новых возможностей вы видите, тем больше разрастается этот фонд.

Зато, если уж нашли, куда вложить деньги, вы этими деньгами располагаете, а не ищите их по сусекам.

Вот, кстати, статья в помощь: Четыре уровня развития маркетинга строительной фирмы

И все.

Еще раз обратимся к арифметике.

Было 200 тыс. руб.

Оплатили материалы, осталось 100 тыс. руб.

Заплатили рабочим, осталось 50 тыс. руб.

Оплатили текущие расходы, осталось 45 тыс. руб.

Поделили по схеме 30-30-30-10, 10% отложили, осталось 40,5 тыс. руб.

Пока ФОР и СФ не наполнены, вы отчисляете туда, сколько можете, но не меньше 3 и 7% от прибыли соответственно.

А дальше можно по-разному. Оптимальный вариант — это платить прорабу процент после отчислений в фонды.

Но не всем можно объяснить всю эту кухню с отчислениями. И не все могут ее объяснить.

Тогда плохой вариант:

Заплатили прорабу его 13,5 тыс., осталось 27 тыс. + 4,5 тыс., которые отложили ранее. Итого 31,5 тыс. руб.

Из них:

• в ФОР 3%, т.е. 945 руб.

• в СФ 7% т.е. 2 205 руб.

• в ФР 2% т.е. 630 руб.

В прибыли остается 31,5 — 945 — 2 205 — 630 = 27,72 тыс. рублей.

Хороший вариант (прорабу пока не платим, но делаем все отчисления «как есть», т.е. с 40,5 тыс. руб.):

• в ФОР 3%, т.е. 1 215 руб.

• в СФ 7% т.е. 2 835 руб.

• в ФР 2% т.е. 810 руб.

До выплаты прорабу остается 40,5 — 1 215 — 2 835 — 810 = 35,64 тыс. рублей.

Что имеем в итоге?

При плохом раскладе остается 27,72 тыс. рублей, которые вы с чистой совестью можете разделить с партнером пополам: то есть по 13,86 тыс. рублей.

При хорошем  — 35,64 — 11,88 (доля прораба) + 4,5 (которые отложили) = 28,62 тыс., которые делим пополам: 14,13 тыс. рублей.

Это меньше, чем 15,75, которые были, когда у вас не было фондов.

Грустно, конечно.

Но и тут есть одно НО.

Когда вы «добили» ФОР до 30 тыс., а СФ до 70, в них можно больше не отчислять. Это деньги, которые у вас есть всегда, и которые дают вам место для маневра.

И дальше расчет будет таким:

Из полученных после откладывания 10% по схеме 30-30-30-10 денег вы отчисляете 2% в ФР, а остальное смело делите.

Таким образом получается: 40,5 — 13,5 (процент прораба) + 4,5 (отложенные 10%) — 0,81 (ФР) = 30,69 тыс. рублей, что при делении на двоих дает 15,345 тыс. рублей.

Почти как без отчислений, но при этом у вас на руках остается 3 фонда, которые защищают вас и дают вам больше возможностей для развития.

А если вы мыслите стратегически, вам только это и нужно.

И последнее.

Где хранить деньги фондов строительной фирмы

ФОР всегда должен быть в наличных и лежать в портфеле у вас или вашего партнера.

Если вы вполне доверяете прорабам, можно выдавать им некоторые суммы, но не больше половины ФОРа.

ФР должен лежать на счете в банке. Лучше, если есть возможность снять его в любое время, хоть ночью.

Сейчас практически в любом городе есть банки с банкоматами, которые работают 24 часа. Вам — туда.

И с каждого объекта не менее 2% от прибыли должно оседать именно там. Не жидитесь. Вы вкладываете в свои возможности.

Насчет СФ возможны варианты. Я храню в банке на отдельном счете. Можно хранить дома наликом.

Это не те деньги, которые требуется снять в течение часа, поэтому тут — как вам удобно.

На этом статью заканчиваю, если у вас есть, что сказать, оставьте комментарий внизу.

P.S. Если у вас небольшой строительный бизнес, который уже вырос из стартапа, то, скорее всего, вы ищете способы увеличить прибыль.

Специально для вас у меня есть уникальная программа «Сверхприбыльный бизнес в строительстве и отделке (СБСО)«.

Пройдите по этой ссылке